NELIKENTTÄ POHDINTAA PARETON MAAILMASTA KÄSIN

Nelikenttä on varmasti yksi käytetyimpiä työkaluja ja sen avulla voi arvioida monenlaisia asioita ja ottaa tilanteita haltuun. 

Luonnollisesti se, mitä sillä saa riippuu siitä mitä kuhunkin neljästä kenttään laittaa, millaiset arvot asettaa vaaka- ja pystyakseleille ja omasta analyysin mahdista.

SWOT-analyysi on lienee yleisesti käytetyin ja sellaisen on varmasti jokainen 90-luvun jälkeen koulussa käynyt joskus tehnyt. Analyysinä se on kuin se perus origami joutsen - monen ensimmäinen ja viimeinen yritys aiheen haltuunotossa ja näyttää siltä, että siihen on kanavoitu tosissaan enemmän turhautumista kuin osaamista ja hyvin vähän jos lainkaan joutsenta. 

SWOT on yleispiirteinen, staattinen ja subjektiivinen, mikä jättää sen helposti pinnalliseksi ja niin yleiseksi, että sitä on vaikea soveltaa käytäntöön millään alalla. Siitä johdetut strategiat voivat olla epärealistisia tai jopa toimimattomia, lähinnä akateemisia harjoituksia. Se tarjoaa harvemmin konkreettisia toimenpiteitä. 

Elämän nelikentillä riittää kuitenkin optioita vaikka tuon Primetime Hollywood-kentän jättäisikin välistä. 

   

Tuossa alla oleva tärkeät/kiireelliset, tärkeät/ei kiireelliset jne nelikenttä, joka tuossa aika karmean värisenä näkyy, on ainakin itselleni ollut selkeästi käytetyin ja sen avulla olen varsinkin aiemmin ratkonut monia kiperiä hetkiä kun ei ole oikein tiennyt mihin suuntaan sännätä. 

Sitten opin, että se säntääminen olikin se ongelma. 

Kun ihmiset ohjeistaa katsomaan tuota ja laittamaan nuo järjestykseen niin mitä ihmiset yleensä tekevät ensin? Mitä itse tekisit? 

Ensimmäisellä kerralla kun tuota käytin niin olin varsin suoraviivainen ja kirjoittelin asiat kenttään kuten tilanteessa koin niiden olevan. Sitten suoritin ne ja vedin yli muistikirjasta. 

Itse olen ajatellut pitkälti tuosta yllä mainitusta kerrasta saakka  (itselleni) loogisesti eli ensinnäkin, jos joku on kiireellistä ja tärkeää niin silloin asiat ovat jo menneet pieleen ja silloin pitää aina ensin pysähtyä, arvioida ja toimia vasta sitten. Nämä ovat niitä tulipaloja, joita kuulemani mukaan sammutetaan työpaikoilla päivittäin. 

Toiseksi koko alaosa on ei tärkeää ja silloin ei pitäisi olla paljon väliä miten kiireellistä se on jos asia itsessään ei ole tärkeä. Minulla on varsin hyvä mielikuvitus ja silti haastavaa keksiä tänne asioita, joiden pitäisi vaikuttaa omaan ajankäyttöön välittömästi ja merkittävästi. 

Siksi kolmanneksi, ei kiireellinen ja tärkeä on se osa kentästä, missä kaikki taika tapahtuu. 

Stephen R. Covey mukaili klassikko teoksessaan 7 Habits of Highly Effective People tämän laatikon kohdalla Pareton 80/20-mallia ja hänen mukaansa tässä lokerossa olisi hyvä käyttää 80 % ajasta. Täällä tehdään organisaation strategiat, luodaan linjaukset, punotaan juonet ja lopulta mahdollistetaan haluttu tulevaisuus.  

Danny Ocean suunnitteli vaikuttavaa kasinokeikkaa arviolta ainakin lähelle 80 % elokuvasta Ocean’s Eleven ja toteutukseen riitti loput 20 %. 

Abraham Lincolnin kerrotaan sanoneen pääpiirteittäin, että

”jos minulla on kuusi tuntia aikaa kaataa puu niin käytän ensimmäiset neljä kirveen teroittamiseen”

80/20 periaate tunnetaan siis nimellä Pareton periaate ja se tarkoittaa karkeasti sitä, että 80 % seurauksista johtuu 20 %:sta syistä. 

Italialainen Vilfredo Pareto tutki Englannissa 1897 vaurauden epätasaista jakautumista ja kuten periaatteen periaatteesta voi päätellä niin 20 % väestöstä kontrolloi 80 % vauraudesta. Hän siis myös löysi vaurauden epätasaisen jakautumisen Englannista. 

Tämä on siis periaate, mikä tarkoittaa yleisesti sitä että nämä voi luvut voivat olla jotain ihan muuta ja summan ei ole aina tarve olla 100 %. Myös 15 % tuotteista voi tuoda 99 % liikevaihdosta ja silti puhutaan samasta periaatteesta.  

Stephen R. Covey siis käytti periaatetta aika päättömästi mutta se toimii silti. Se on suunniteltu kestämään myös villiä käyttöä. Covey oli muutenkin hillittyyn habitukseen nähden yllättävän villi juttujensa kanssa, koska hän kertoi omista hiuksistaan, joita ei siis enää ollut, että hänellä oli business-tukka - siinä vaiheessa kun paksun ja vaativan pehkon omaavat kaverit ovat vielä föönäämassa eivätkä olleet vielä edes päässeet vaiheeseen missä käytetään ”tuotteita” hiuksiin hän oli jo tekemässä kauppaa. 

Törmäsin viime viikolla yhdessä kirjassa myös kiinnostavaan nelikenttään, missä kirjailijan nelikentässä kiireellisen korvasi määrite, joka oli osapuilleen sellainen, jonka kanssa on ilo tehdä töitä ja tärkeän korvasi tuotanto = tehot.

Tämä kääntyi kirjassa joustavasti erityisesti itseäni ammatillisesti kiinnostavaan joukkueurheiluun. En mainitse itse teosta, koska luin viime viikolla niin monta kirjaa että en muista missä tuo oli eikä se ole niin tärkeää, että kannattaa tarkistaa. Saku Tuominen oli kirjoittaja.  

Nelikentässä ylhäällä vasemmalla olivat urheilijat, jotka ovat tiimipelaajia ja antavat joukkueelle yhtä paljon kentällä kuin sen ulkopuolella. Tehoja ja tunnelmaa. 

Ylhäällä oikealla olivat enemmän diiva-tyyppiset tähtipelaajat, jotka ovat työläitä ihmisinä mutta urheilijoina tuovat tehoja ja auttavat joukkuetta saavuttamaan tavoitteitaan. Too cool for school mutta tuotanto pelastaa. 

Alhaalla vasemmalla olivat pelaajat, jotka eivät tuo välttämättä vielä tehoja mutta joiden kanssa on ilo tehdä töitä. Ajattele nuoria pelaajia, joiden potentiaalin rajana on se taivas, jos sekään riittää. Tulevaisuus on sekä heidän että sinun käsissäsi, koutsi. 

Alhaalla oikealla taas pelaajat, jotka eivät oikein anna tai tuo mitään kentällä tai sen ulkopuolella. Pelissä enimmäkseen hyödytön mutta siitä huolimatta ankeuttaja. Varmaan tuntee jonkun tärkeän, kun yleensä on paikalla vielä?

Nelikenttä on työkalu, joka voi auttaa merkittävästi tai olla täysin hyödytön. Sen avulla voit hahmottaa resurssit joihin kannattaa panostaa ja ne, joista olisi parempi päästä eroon. 

Hypestä ja rajuista kenttien nimikoinnista huolimatta BCG-matriisikin on ”vain” nelikenttä. 

Pareton periaate taas on keino tulkita kuinka omat resurssit on viisasta jakaa, jotta saavuttaisi parhaan mahdollisen tuloksen tai miten toimia ajankäytön tai suorituskyvyn parantamiseksi.  sekä ymmärtää, että tavoitteena ei ole koskaan 100 % vaan riittävä ja parempi tulos.

Tämä kääntyy joukkueurheilussa sujuvasti myyntiin ja siihen, kuinka voit hyvin saada 80 % tuotosta siitä 20 % osuudesta asiakkaista, joiden kanssa on mukava toimia ja sinulla voi olla tuossa jäljellä jäävässä 80 % osuudessa asiakkaita sellaisia, joiden kanssa on mukavaa toimia mutta he eivät vielä tuota paljon - tulevaisuus, kenties? 

Joukkueurheilussa puhumme ihmisistä, jotka ovat kaikki uhranneet merkittävästi aikaa ja vaivaa päästäkseen sinne missä ovat. Kun tämän ymmärtää niin voi olla vaikea siirtää sivuun urheilija, ihminen, jonka elinkeinosta on kyse ja joka nyt vain on täysi mulkku. Tuo on asia, jonka kaikki näkevät mutta sen raportointi voi olla haastavaa. 

Siksi on myös syytä miettiä, että onko se asiakas, joka ostaa periaatteessa paljon mutta aiheuttaa aina jotain hässäkkää sen hässäkän arvoinen. Se hässäkkä voi olla aina kalliimpi mainos lapsen joukkueen julkaisuun ja samalla tinkiminen katteesta. Lopulta usein asiakas on se, joka alkaa myös tinkimään määristä ja koko projektin kannattavuus laskee kuin lehmän häntä. 

Esimerkki on suoraan omasta kokemuksesta ja tuo on ison toimijan neuvottelu ”etu”, kunnes se ei enää ole sitä. 

En tosin tiedä, mikä on tuolla alalla tilanne koska kaikesta on aikaa ja kuitenkin olen viimeeksi tänään ollut kosketuksissa tuon ison toimijan tuotantoon ja ikävä sanoa, mutta kokemus oli hyvä. 

Se ei tee mistään oikeaa.

Siksi nelikenttä ja Pareton periaate. Tiedä mitä teet ja miksi. 

Ja miksi et.